DE BEAUTYSALON NR 4 2025 11 Dat Da Vinci zich zo sterk richt op de mens achter het systeem, is volgens de drie zussen niet meer dan logisch. “Dat is al vanaf het begin zo geweest bij onze vader, Jim Heersink. We verkopen geen product waarbij een persoon achter een bureautje bedenkt hoe het ‘zou moeten’. Jim is begonnen met software uit de praktijk. Onze opa begon in 1945 zijn eigen kapsalon in het pand waar we nu zitten waarbij onze tante een schoonheidssalon in hetzelfde pand had. Onze vader werd ook kapper van beroep en nam de salon over. Hij had zoiets van: dingen kunnen toch anders? Toen het computerverhaal een beetje opkwam, had hij hier als één van de eersten van die ‘gekke computerdingen’ staan. Hij is samen met een programmeur aan de slag gegaan onder de naam Da Vinci. Hij maakte de vertaling van de werkvloer naar de computer, niet andersom.” In de kappersbranche is Da Vinci inmiddels een vaste waarde. “Dat is de branche die onze vader kende. Naast het ontwikkelen van salonsoftware hebben we nog steeds onze eigen kapsalon hier in het Gelderlandse Vorden, die inmiddels tachtig jaar bestaat.” Sinds enkele jaren zet Da Vinci nadrukkelijk de stap naar de beautybranche. “De afgelopen jaren merkten we dat onze software veel breder toepasbaar is. Steeds vaker kregen we telefoontjes van schoonheidsspecialisten die vroegen of zij er ook mee konden werken. En eerlijk is eerlijk: die vraag paste precies bij onze ambitie om verder te groeien”, vertelt Lidwien. Van A tot Z De software van Da Vinci ondersteunt inmiddels het volledige proces binnen een salon. “Vanaf het moment dat een klant binnenkomt, totdat je zelf je btw-aangifte moet doen.” Concreet betekent dit: je klant kan online boeken op jouw website en de boeking komt in de agenda van de salon terecht. Je kunt de klant vooraf een intakeformulier sturen vanuit het systeem, zodat gezondheidsvragen en voorkeuren al bekend zijn. Het ingevulde intakeformulier komt automatisch in het klantdossier. Alles staat bij elkaar: basisgegevens, intake, eerdere bezoeken, producten en notities. Tijdens de behandeling kun je werken met een behandelkaart, je kunt hierop handelingen of zones aanvinken, foto’s toevoegen en meet- of observatiepunten vastleggen. In de notities kun je ook persoonlijke details vermelden. “Zo kun je in de notities vermelden dat de zoon van mevrouw Jansen dan en dan gaat trouwen, zodat je de volgende keer kunt vragen hoe het was. Gewoon die persoonlijke dingetjes waarmee je laat zien dat je écht betrokken bent bij je klanten. Daarnaast kan het pinapparaat gekoppeld worden aan ons systeem, hierdoor worden btwcodes automatisch toegepast op behandelingen en artikelen.” Voor behandelingen die gedeclareerd kunnen worden bij de zorgverzekering, ondersteunt Da Vinci de zorgverzekeringsfactuur. “We hebben sinds begin dit jaar veel contact met ANBOS gehad rondom de zorgverzekeringsfactuur, de GDS (Generieke Declaratie Standaard)”, vertelt Carlijn. “We weten dat schoonheidsspecialisten hier geen zin in hebben. Logisch, want je wilt met je vak bezig zijn en niet ineens extra administratie doen. Dus hebben we dat opgelost. Omdat alle verkopen en behandelingen in het systeem zitten, is je administratie eigenlijk al voorbereid. Je kunt zelf eenvoudig je btw-aangifte doen, bijvoorbeeld drie keer per jaar en de laatste keer laat je je boekhouder regelen. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar ook kosten. En wie nog een stap verder wil automatiseren, kan gebruikmaken van de koppeling met e-boekhouden.nl.” De software is ontwikkeld om het efficiënter te doen. “We zien nog te vaak dat schoonheidsspecialisten hartstikke druk zijn overdag. En daarna moeten ze nog al hun appjes langs, de administratie bijwerken en facturen maken voor de zorgverzekering. Ik zeg ook altijd; zorg dat je je voicemail hebt ingesproken, je Whatsapp automatisch berichtjes verstuurt en dat je klanten op je website terecht komen. Daar kunnen ze zelf een afspraak maken. Dat scheelt jou ‘s avonds weer al die appjes beantwoorden. Gewoon vanaf het moment dat een klant een afspraak wil maken, totdat je zelf je btw-aangiftebewijzen moet doen, dat kun je allemaal doen in het systeem.” Betrouwbare software, zonder verplichtingen Inmiddels werken meer dan 2.300 salons in de beautybranches dagelijks met de software van Da Vinci. Al 28 jaar geleden koos Jim ervoor om de software niet als dure éénmalige licentie te verkopen, maar ‘per abonnement’. Dat was in die tijd ongebruikelijk en bedoeld om de instapdrempel voor salons te verlagen, legt Marre uit. “Vanaf het begin geldt: géén contractverplichting. Je kunt elke maand opzeggen. Dat was destijds uniek; inmiddels is het normaler met alle consumentenabonnementen, maar we houden hier nog steeds aan vast.” Natuurlijk speelt veiligheid een grote rol binnen de software. “Of het nou gaat over de AVG of security an sich: we hebben het goed geregeld. Van ethische hackers die we inhuren om te kijken of alles goed is tot zorgen dat onze servers allemaal gebackupt en gespiegeld over Europa staan”, zegt Carlijn. Van werkvloer, voor werkvloer Om de software verder te verbeteren, startte Da Vinci dit jaar met een testgroep van tien schoonheidsspecialisten. “Zij gebruiken de software een jaar lang gratis in ruil voor feedback”, legt Marre uit. “We willen echt begrijpen: wat gebeurt er nog meer in die salon? Waarbij kunnen we nog helpen?” Die directe connectie met de praktijk zorgt volgens Marre voor energie. “De beautybranche is ontzettend leuk om in te werken. De professionals zijn gedreven en creatief. En wij merken hoe mooi het is om iets te bouwen dat hun werk lichter maakt.” Lidwien vult aan: “Onze vraag is: waarom werkt die ene salon niet met onze software? En hoe kunnen we die ook beter helpen? We zien daar nog kansen, waarbij we het programma steeds completer maken.” Werken als zussen In 2013 kwamen de drie zussen stap voor stap in het bedrijf van hun vader, dat zij inmiddels volledig hebben overgenomen. Alle drie hadden ze niet per se verwacht in het bedrijf te werken. “We zijn nooit gepusht”, lacht Lidwien. “We hebben allemaal iets anders gedaan en zijn uiteindelijk hier terechtgekomen, omdat het gewoon heel leuk werk is. Wij opereren dan ook altijd met ons hart. We hebben geen investeerder boven ons; we zijn volledig onafhankelijk”, zegt Lidwien. Binnen het bedrijf heeft ieder een eigen domein. “Carlijn doet de productkant en de financiën. Marre is van de mensen en de marketing en ik zit op ondernemerschap: elke dag tien ideeën en nieuwe projecten. Dat werkt heel lekker samen. Maar we doen het natuurlijk niet alleen. Er werken zes programmeurs aan de software en we hebben zes adviseurs op kantoor. Dit zijn de mensen met wie je chat, mailt of belt. Zij hebben zelf in de salon gestaan. Zij snappen dat je soms met een klant aan de kassa staat en snel een praktisch antwoord nodig hebt. Dat gevoel en tempo, daar zijn we op ingericht. We geloven in de lange termijn en in van klanten fans maken. Als zij écht blij zijn, volgt groei vanzelf.” Meer informatie: Da Vinci SalonSoftware info@dvi.nl | Tel. 0575 55 27 00 | www.dvi.nl WE GELOVEN IN DE LANGE TERMIJN EN IN VAN KLANTEN FANS MAKEN
RkJQdWJsaXNoZXIy MTAyNDU4