Hoordetail nr4 2018

H o o r d e t a i l n r 4 2 0 1 8 35 N i e u w s OPTITRADE BETAALSERVICES 2.0: nog meer gemak voor de audicien Het brein achter de Optitrade betaalservices 2.0. is ICT Manager Pascal Deklerck. Hij ontwikkelde het centrale betaalsysteem waarmee Optitrade sinds 2014 werkt -voorheen Cebes genaamd- en breidde dat in de loop van de jaren uit met een boekhoudkoppeling. Inmiddels maken meer dan 250 audiciens en opticiens met een groot scala administratiepakketten gebruik van deze koppeling. “Wij betalen de leveranciers en incasseren dat vervol- gens bij onze deelnemers. Zij zien alles direct terug in hun boekhouding. Dat werkt uitstekend. Op een gegeven moment kregen we echter van een klant de vraag waarom we geen facturen konden verwerken van leveranciers die niet bij Optitrade zijn aangesloten. En of het ook niet mogelijk was om andere kosten, bijvoorbeeld gas, water en elektra, schoonmaakkosten, tijdschriften en koffie, mee te nemen in het boekhoudbestand. ‘Nee’, dachten wij, ‘dat kan niet’, maar we zijn toch gaan nadenken en hebben een nieuwe module ontwikkeld waarmee het toch wél mogelijk is”. INTELLIGENT EN ZELFLEREND SYSTEEM Het enige dat klanten van Optitrade (wanneer ze kiezen voor deze uitbrei- ding) hoeven te doen, is de betreffende facturen in het betaalservicesportaal slepen. Vervolgens worden deze aan de achterkant (backoffice) gescand en toegevoegd aan het bestaande boekhoudbestand. Dit kan met ingang van het vierde kwartaal van 2018. “Wij proberen het verschil te maken door heel gedetailleerd te werken”, vertelt Pascal. “We kunnen grootboekrekeningen toekennen per factuurregel. Dat betekent dat we bijvoorbeeld de kosten van de producten en de verzendkosten die op één factuur staan, automatisch apart boeken. En een factuur van KPN met daarop telefoon- en internetkosten kan met één eenvoudige instelling worden gesplitst. Dit is een intelligente toevoeging aan het portaal. Het is een zelflerend systeem. Wanneer het goed draait en de audicien eenmalig herkenregels heeft ingesteld, hoeft hij alleen maar het document naar het portaal te slepen en los te laten. De volgende stap is een app voor de smartphone waarmee foto’s van facturen kunnen worden gemaakt en direct geüpload in betaalservices. Dit ligt op de plank om uitgewerkt te worden”. WAANZINNIGE TIJDSBESPARING Optitrade betaalservices 2.0 draait nu als pilot in vijf winkels van Oogwereld, een onderneming waarvan Optitrade jaarlijks tienduizend facturen verwerkt. “We zijn nog aan het bijsturen en moeten nog wat finetunen, maar ik ben ervan overtuigd dat het een project is dat gaat slagen”, aldus Pascal. “We hebben inmiddels ruim honderd facturen verwerkt van veertig leveranciers die niet bij Optitrade zijn aangesloten en dat is probleemloos verlopen”. Patricia van den Broek van Oogwereld is laaiend enthousiast over de nieuwe service: “We hebben nu meerdere malen een boekingsbestand ingelezen en hebben nauwelijks handmatige correcties uit hoeven voeren. Het gaat echt boven verwachting! De facturen die binnenkomen sleep je naar het betaal- programma en vervolgens komt er een boekhoudbestand uitgerold. Dat loopt perfect. En het gaat zo enorm veel tijd besparen! Voorheen waren we twintig uur per week bezig met de administratie en ik ben ervan overtuigd dat we straks, wanneer alles loopt en we geen extra controles meer hoeven doen, nog maar twee uur nodig hebben. Een waanzinnige besparing”. OPTIMAAL ONTZORGEN “Met wat we de audicien gaan bieden, sluiten we de keten”, aldus Pascal. “De audicien bestelt de goederen, vervolgens verschijnen de digitale pak- bon en de factuurinformatie in het deelnemersportaal en wanneer de goe- deren worden ontvangen, kunnen deze meteen worden vergeleken met de pakbon. Klopt er iets niet? Dan kan er direct contact worden opgenomen met de leverancier. De artikelinfo wordt in het winkelautomatiseringspakket (WAP) ‘geschoten’ en vanuit het WAP wordt de verkoopinfo automatisch vergeleken met de inkoopinfo, zodat er correcte margeberekeningen gemaakt kunnen worden en de audicien vervolgens een goed inzicht heeft in zijn marges. Het is technisch heel uitdagend, maar we hebben vaker voor uitdagingen gestaan die geslaagd zijn. Dit levert de audicien enorm veel gemak op en bespaart hem echt veel tijd. De backoffice kost een audicien heel veel tijd en wij hebben als organisatie de ingangen en kennis om in een groot systeem massaal info te verwerken. Dat is de kracht van Optitrade en dit ontzorgt de audicien optimaal”. Voor aanvullende informatie: Optitrade Tel. 030-6343132 www.optitrade.nl OPTITRADE PROFILEERT ZICH DE LAATSTE JAREN STEEDS DUIDELIJKER ALS EEN FULLSERVICE RETAILORGANISATIE EN BREIDT HAAR DIENSTEN EN SERVICES VERDER UIT. EEN VAN DE SPEERPUNTEN -NAAST INKOOP, KRACHTENBUNDELING EN MARKETINGONDERSTEUNING- IS HET ONTZORGEN VAN DE AANGESLOTEN AUDICIENS OP HET GEBIED VAN ADMINISTRATIE EN FACTURERING. EN OOK DAARIN BLIJFT DE ORGANISATIE ONTWIKKELEN. DANKZIJ OPTITRADE BETAALSERVICES 2.0 HEBBEN AUDICIENS GEEN OMKIJKEN MEER NAAR WAT VOOR FACTUUR DAN OOK. DAT KLINKT TE MOOI OM TE WAAR TE ZIJN, MAAR BLIJKT IN DE PRAKTIJK ECHT ZO TE WERKEN. ICT Manager Pascal Deklerck